Как настроить архивацию в Аутлуке 2020

Microsoft Outlook — это один из самых популярных и удобных почтовых клиентов, который позволяет управлять не только своими электронными письмами, но и другими задачами, такими как сбор расписания встреч и управление контактами. Однако с постоянно расширяющимся объемом входящей почты может быть трудно держать порядок в папке «Входящие». В этой статье мы рассмотрим, как настроить автоматическую архивацию писем, чтобы упростить процесс и сохранить контроль над своей электронной почтой.

Автоматическая архивация — это процесс перемещения старых писем из основной папки «Входящие» в другую папку, на ваш выбор, с целью уменьшения объема данных и повышения производительности компьютера. Но не волнуйтесь, все архивированные письма легко доступны в специальной папке в Outlook, и вы можете их просматривать, чтобы получить необходимую информацию в любой момент.

В этой пошаговой инструкции мы рассмотрим, как настроить автоматическую архивацию в Outlook 2020, используя следующие шаги:

Шаг 1: Открыть окно «Настройки» через меню «Файл»

Шаг 2: Выбрать «Дополнительные настройки»

Шаг 3: Нажать на вкладку «Автозагрузка»

Шаг 4: Настроить параметры архивации с помощью вкладки «Автозагрузка»

Шаг 5: Нажать на кнопку «ОК»

Следуя этим простым шагам, вы можете настроить автоматическую архивацию писем в Outlook 2020 и упростить процесс управления своей электронной почтой.

Как настроить автоматическую архивацию писем в Outlook 2020

Шаг 1: Открыть настройки автоархивации

Для того, чтобы включить автоматическую архивацию писем в Outlook 2020 необходимо открыть меню «Файл», выбрать раздел «Параметры» и далее перейти во вкладку «Дополнительные параметры». Здесь нужно найти и нажать кнопку «Автоархивация».

Шаг 2: Настройка параметров автоархивации

В открывшемся окне настройки автоархивации необходимо указать следующие параметры:

• Частоту автоархивации — выбрать период, через который необходимо автоматически архивировать сообщения.
• Папки для автоархивации — выбрать папки, содержимое которых будет автоматически архивироваться.
• Место архивации — указать путь к папке, в которой будет храниться архивированное содержимое.

Кроме того, можно настроить и другие параметры автоархивации, такие как: старость сообщений, которые будут архивироваться, а также то, будут ли сообщения удаляться из исходных папок после архивации.

Шаг 3: Активировать автоархивацию

После того, как все параметры настроены, необходимо нажать кнопку «ОК», чтобы сохранить настройки автоархивации. После этого, автоархивация будет активирована и сообщения, которые удовлетворяют заданным параметрам, будут автоматически перемещаться в архив.

Важно: После настройки автоархивации необходимо периодически проверять содержимое архивных папок и, при необходимости, переносить сообщения обратно в исходные папки.

Архивация писем в Outlook 2020: зачем это нужно?

Оптимизация рабочего пространства

Каждый день мы получаем множество писем, которые порой не имеют большой важности и срока действия. Однако, они занимают место в почтовом ящике и усложняют поиск более важных сообщений. Архивация писем в Outlook 2020 поможет оптимизировать рабочее пространство и упростить систему контроля над входящими сообщениями.

Сохранение ценной информации

Автоматическая архивация писем в Outlook 2020 позволяет сохранить ценную информацию, которую можно использовать в будущем. Например, электронные сообщения со статистикой продаж, клиентскими запросами, коммерческими предложениями или важными контрактами могут оказаться полезными в различных ситуациях. Сохранение данных на долгий срок – это безопасный способ защиты информации от утери или удаления.

Сокращение времени на поиск писем

Автоматическая архивация писем в Outlook 2020 существенно сокращает время на поиск нужных сообщений. Клиентские запросы, информация о проектах, контрактах и другие важные документы, которые были отправлены или приняты в прошлом, могут быть быстро найдены с помощью поиска по архиву. Это экономит время и повышает производительность работы в офисе.

Шаг 1: Открытие инструментов для настройки архивации

Как открыть инструменты для настройки архивации:

1. Откройте программу Outlook 2020 на своем компьютере.

2. Нажмите на вкладку «Файл» в верхней левой части окна программы.

3. В выпадающем меню выберите «Опции».

4. В открывшемся окне выберите «Расширенные» в левой панели.

5. Прокрутите до раздела «АвтоАрхивация» и нажмите на кнопку «Настройки АвтоАрхивации».

6. Выберите папку для сохранения архива и установите желаемую частоту автоматической архивации.

7. Нажмите кнопку «OK», чтобы сохранить изменения.

• Примечание: Если вы хотите сохранить архив в другом месте, нажмите на кнопку «Изменить» рядом с полем «Путь к файлу архива».
• Вы также можете отключить автоматическую архивацию, выбрав «Не использовать автоАрхивацию» вместо «АвтоАрхивация включена» в разделе «АвтоАрхивация».

Шаг 2: Выбор папки для архивации

После того, как вы выбрали интервал архивации для писем, необходимо выбрать папку, в которую будут сохраняться архивированные сообщения.

1. Нажмите на кнопку «Параметры файлов данных» в окне «Автоподкачка Outlook».

2. Выберите нужный файл данных и нажмите «Настройка».

3. В разделе «Автоподкачка» выберите пункт «Папка для архивных элементов».

4. Нажмите на кнопку «Обзор» и выберите папку, в которую нужно сохранять архивированные письма.

5. Нажмите «ОК», чтобы закрыть окно «Параметры файлов данных».

6. Теперь все архивированные письма будут сохраняться в выбранную папку.

Помните, что выбор папки для архивации может повлиять на объем файлов данных Outlook, поэтому лучше выбрать папку на внешнем диске или сетевом хранилище.

Шаг 3: Настройка параметров архивации

Выбор папки для архивирования

Вы можете выбрать одну или несколько папок, которые будут автоматически архивироваться. Для этого просто отметьте нужные папки галочкой в окне «Параметры архивации».

Настройка периода хранения

Вы также можете настроить период хранения сообщений перед их автоматической архивацией. Для этого выберите вкладку «Параметры» и укажите желаемый период в днях или неделях. По истечении этого периода сообщения будут автоматически архивированы.

Дополнительные настройки

В дополнение к основным параметрам архивации, вы можете настроить такие параметры, как сжатие архива, использование пароля для защиты архива, а также сохранение копии архива на сервере. Для этого откройте окно «Параметры архивации» и выберите нужные дополнительные параметры в соответствующих вкладках.

Часто задаваемые вопросы про архивацию писем в Outlook 2020

1. Что такое архивация писем в Outlook 2020?

Архивация писем в Outlook 2020 – это процесс перемещения старых писем из основного папки «Входящие» в дополнительную папку «Архив», где они будут храниться в течение определенного периода времени. Это позволяет уменьшить размер почтового ящика и предотвратить переполнение, которое может привести к неполадкам в работе Outlook.

2. Как настроить автоматическую архивацию писем в Outlook 2020?

Для настройки автоматической архивации писем в Outlook 2020 необходимо выполнить несколько шагов. Сначала необходимо создать папку «Архив» и настроить правило для автоматической архивации входящих писем, после чего можно настроить периодичность и условия архивации. Подробная инструкция по настройке автоматической архивации писем в Outlook 2020 доступна на соответствующих информационных ресурсах.

3. Какие преимущества дает использование архивации писем в Outlook 2020?

Использование архивации писем в Outlook 2020 дает ряд преимуществ. Во-первых, это позволяет уменьшить размер почтового ящика, что уменьшает вероятность его переполнения. Во-вторых, архивация писем позволяет быстрее и удобнее выполнить поиск нужных сообщений, так как в основной папке остаются только актуальные письма. В-третьих, архивация писем может быть полезна для архивирования важной информации или для создания резервной копии в случае потери данных.

4. Какие недостатки может иметь архивация писем в Outlook 2020?

Несмотря на ряд преимуществ, архивация писем в Outlook 2020 может иметь и недостатки. Во-первых, из-за перемещения писем в другую папку может усложниться быстрый доступ к ним. Во-вторых, использование архивации писем может привести к потере важной информации, если не производить регулярное резервное копирование. Наконец, если настроить архивацию неправильно, это может привести к удалению важных писем или проблемам в работе Outlook.

• Источники:
  1. Архивация писем в Outlook
  2. AutoArchive in Outlook for Windows

Вопрос-ответ

Как настроить автоматическую архивацию писем в Outlook 2020?

Для настройки автоматической архивации писем в Outlook 2020 необходимо выполнить следующие действия:

Какие преимущества автоматической архивации писем в Outlook 2020?

Автоматическая архивация писем в Outlook 2020 позволяет освободить место на жестком диске и улучшить производительность программы, а также сохранить архивированные письма для последующего просмотра.

Сколько времени занимает процесс автоматической архивации писем в Outlook 2020?

Время автоматической архивации писем в Outlook 2020 зависит от объема писем, которые нужно архивировать. Чем больше писем, тем больше времени займет процесс архивации. Но в целом это занимает несколько минут.

Как настроить частоту автоматической архивации писем в Outlook 2020?

Для настройки частоты автоматической архивации писем в Outlook 2020 необходимо перейти в меню «Файл» и выбрать «Параметры». Далее выберите «Расширенные» и «АвтоАрхивация». Здесь вы можете выбрать частоту автоматической архивации писем.

Можно ли перенести архивированные письма на другой жесткий диск?

Да, можно. Для этого нужно выполнить экспорт архива в файл .pst и скопировать его на другой жесткий диск. После этого можно импортировать данный файл в Outlook 2020.

Могут ли архивироваться письма с заданными тегами?

Да, в Outlook 2020 можно настроить автоматическую архивацию писем с заданными тегами. Для этого нужно указать соответствующие критерии в настройках АвтоАрхивации.

Как восстановить архивированные письма в Outlook 2020?

Для восстановления архивированных писем в Outlook 2020 нужно выполнить импорт файла .pst, который содержит архивированные письма. Для этого нужно перейти в меню «Файл» и выбрать «Открыть и экспорт». Затем выбрать «Импортировать/экспортировать» и «Импортировать из файла .pst».