Как настроить автоудаление писем в Outlook?

Microsoft Outlook — один из самых распространенных почтовых клиентов, который предлагает обширный функционал для управления почтовыми сообщениями. Однако, при большом объеме почты может сложиться проблема с хранением сообщений в почтовом ящике, что может привести к снижению производительности и работоспособности программы. Для решения этой проблемы, Outlook имеет функцию автоудаления писем.

Это очень полезная функция, которая позволяет удалить старые сообщения из почтового ящика автоматически, тем самым, помогая освободить место для новых. В этой статье мы посмотрим, как настроить автоудаление писем в Outlook.

Эта функция доступна в Outlook 2016, 2019, Office 365 и более поздних версиях. Если вы являетесь новичком в пользовании программой, то следуя нашему простому гиду, вы сможете легко установить автоудаление писем в Outlook и сохранить место в своем почтовом ящике.

Шаг 1. Открытие менеджера правил

Для настройки автоудаления писем в Outlook необходимо начать с открытия менеджера правил. Для этого нужно:

1. Открыть Outlook и выбрать вкладку «Файл».
2. В меню выбрать «Правила и оповещения» и нажать на «Управление правилами и оповещениями».
3. В открывшемся окне нажать на кнопку «Новое правило».

При этом можно выбрать одно из предложенных правил или создать свое собственное, а также выбрать условия для удаления писем (например, на основе адресата, слов в теме сообщения и т.д.).

Шаг 2. Создание нового правила для удаления

После того, как вы выбрали сообщения, которые хотите автоматически удалять, настало время создать правило для их удаления. Это можно сделать следующим образом:

1. Выберите вкладку «Правила» в верхней части окна Outlook.
2. Нажмите на кнопку «Создать правило».
3. В открывшемся окне «Создать правило» выберите условия, при которых следует удалять сообщения. Например, вы можете выбрать определенный отправитель или тему письма.
4. После выбора условий нажмите на кнопку «Далее».
5. Выберите действие, которое нужно выполнить при выполнении выбранных условий. В данном случае выберите «Удалить сообщение».
6. Подтвердите создание правила, нажав на кнопку «Готово».

После выполнения этих шагов новое правило будет создано и сообщения, удовлетворяющие выбранным условиям, будут автоматически удаляться из папки, в которой они находятся.

Шаг 3. Установка критериев для удаления писем

3.1. Выбор папки для удаления писем

Перед установкой критериев для удаления писем, выберите папку, из которой хотите удалить письма.

Для этого:

• Кликните на папку с левой стороны экрана.
• Выберите пункт «Удалить папку» из выпадающего меню.
• Установите флажок «Удалить все папки, расположенные на уровне выбранной папки».
• Нажмите кнопку «OK».

3.2. Установка критериев удаления для писем

Чтобы установить критерии для удаления писем, выполните следующие действия:

1. Выберите папку, из которой хотите удалить письма.
2. Нажмите правой кнопкой мыши на выбранной папке.
3. Выберите пункт «Настройки автоудаления» из выпадающего меню.
4. Отобразится окно «Настройки автоудаления».
5. Выберите критерии для удаления писем. Например:
• Удалить все письма, старше двух недель.
• Удалить все письма, от конкретного отправителя.
• Удалить все письма, содержащие определенное слово или фразу.
6. Нажмите кнопку «OK», чтобы сохранить выбранные критерии.

Шаг 4. Запуск автоматического удаления писем

1. Проверьте настройки

Перед тем, как запустить автоудаление, проверьте настройки, которые вы выбрали в предыдущем шаге. Убедитесь, что удаляемые письма соответствуют заданным условиям, чтобы вы не удалили важные сообщения по ошибке.

2. Запустите автоудаление

Чтобы запустить автоудаление, зайдите во вкладку «Файл» и выберите опцию «Параметры». Далее перейдите в раздел «Дополнительные параметры» и выберите «Автоархивация». Затем выберите «Автоматически удалить устаревшие элементы» и установите нужное вам время для удаления.

3. Проверьте результаты

После того, как автоудаление начнется работать, проверьте результаты его работы. Убедитесь, что письма, которые должны быть удалены, действительно удаляются. Если вы обнаружите какие-либо проблемы или ошибки, вернитесь к настройкам и исправьте их.

Следуя этим простым шагам, вы сможете настроить автоудаление писем в Outlook без проблем и сохранить чистоту в своей почте. Не забывайте проверять результаты работы автоудаления и изменять настройки при необходимости.

Вопрос-ответ