Как настроить потоковое сканирование в 1С документооборот

Организация работ с документами – одна из ключевых задач любой компании. Ведение константной бумажной работы может замедлить процессы, осложнить контроль и привести к ошибкам в работе. Именно поэтому многие компании переходят на электронный документооборот и выбирают систему 1С.

Одним из наиболее важных элементов работы с документами являются сканеры, которые позволяют переводить бумажные документы в электронный формат. Однако еще более эффективное решение – использование потокового сканирования в системе 1С. В данной статье мы рассмотрим основные преимущества потокового сканирования, а также расскажем, как его правильно настроить для повышения эффективности работы.

В дальнейшем вы узнаете, как настроить потоковое сканирование в 1С, какие подводные камни могут возникнуть при работе с этой функцией и какие преимущества оно может принести вашей компании.

Основы потокового сканирования в 1С

Потоковое сканирование – это процесс автоматической обработки документов, в том числе сканирование, распознавание, классификация и перенаправление в соответствующий бизнес-процесс. Такая автоматизация процессов значительно повышает эффективность работы организации.

Как работает потоковое сканирование в 1С?

Документы сканируются и отправляются на обработку в специальную программу, которая распознает текст документа и выбирает нужный бизнес-процесс для его обработки. Затем документ отправляется в электронном виде в соответствующую рабочую среду 1С, где происходит его формализация и проверка на соответствие бизнес-процессу.

Преимущества потокового сканирования в 1С

• Повышение эффективности работы организации за счет сокращения времени на обработку документов;
• Отсутствие необходимости вручную вводить данные из бумажных документов в систему;
• Ускорение бизнес-процессов за счет автоматического перенаправления документа в соответствующий процесс;
• Повышение точности обработки документов за счет автоматической обработки и проверки.

Как настроить потоковое сканирование в 1С?

Для настройки потокового сканирования в 1С необходимо подключить соответствующее программное обеспечение и прописать настройки для распознавания и классификации документов. Для каждого бизнес-процесса необходимо настроить соответствующую рабочую среду в 1С, чтобы документы были отправлены в нужный процесс автоматически.

Подготовка к настройке документооборота

Анализ бизнес-процессов

Прежде чем приступать к настройке документооборота необходимо провести анализ бизнес-процессов компании. Это поможет определить, какие виды документов используются, какие этапы проходит каждый документ на пути от создания до утверждения, кому и в какой форме необходимо отправлять документы. Важно определить, какие процессы можно оптимизировать и автоматизировать для повышения эффективности работы.

Выбор решения для документооборота

После анализа бизнес-процессов необходимо выбрать решение для документооборота. В 1С существует несколько вариантов: использование типовых конфигураций «Электронный документооборот» или «Документооборот», а также настройка документооборота на основе специфических требований компании с помощью конструктора маршрутов. Важно выбрать решение, соответствующее бизнес-процессам компании и позволяющее автоматизировать наиболее сложные процессы.

Подготовка справочников и реквизитов документов

Для эффективной настройки документооборота необходимо подготовить справочники и реквизиты документов. В справочниках необходимо определить список сотрудников и ролей, которые участвуют в документообороте, а также типы документов и их статусы. Реквизиты документов определяют информацию, необходимую для каждого документа, такую как дата создания, автор, исполнитель и т.д. Подготовка справочников и реквизитов позволяет точнее настраивать маршруты документооборота, определять сроки исполнения документов и повышать прозрачность работы.

Подготовка сотрудников и инструкций по использованию системы

Необходимо подготовить сотрудников к использованию новой системы документооборота. Это может включать в себя проведение обучения, составление инструкций по использованию системы, установление прав и ролей, проведение тестирования. Эффективное обучение и подготовка сотрудников позволяют быстрее внедрять новую систему и повышать качество работы.

Создание шаблонов документов

Что такое шаблон документа?

Шаблон документа представляет собой тот же документ, который вы сохраняете в системе 1С, но с заранее заполненными полями. Использование шаблонов документов позволяет быстро и эффективно создавать новые документы на основе заранее заданных параметров.

Как создать шаблон документа?

Для создания шаблона документа необходимо создать новый документ и заполнить его значениями по умолчанию. После этого необходимо сохранить документ в качестве шаблона. Все поля, которые были заполнены значением по умолчанию, будут отображаться в заполненном виде при создании нового документа на основе данного шаблона.

Как использовать шаблон документа?

• Для создания нового документа на основе шаблона необходимо выбрать соответствующий шаблон из списка доступных шаблонов.
• При выборе шаблона документа автоматически заполняются все поля, значения которых были определены в шаблоне.
• Необходимо проверить правильность заполнения всех полей и, при необходимости, внести изменения в соответствующие значения.

Создание типов задач для потокового сканирования

Определение типа задачи

Перед созданием типа задачи необходимо определить, какие документы будут сканироваться. Обычно типы задач определяются в зависимости от типа документа, например, для входящих документов исходный файл задачи может отличаться от файла задачи для исходящих документов.

Также следует учитывать, какой этап документооборота начинается после сканирования — отправка на подпись, регистрация входящих документов и т.д.

Создание типа задачи

Для создания типа задачи необходимо перейти в меню «Настройка задач» в разделе «Потоковое сканирование». Затем необходимо нажать на кнопку «Создать» и указать название типа задачи.

Далее необходимо указать параметры задачи, такие как имя файла, формат файла, путь сохранения и прочие параметры.

Также можно настроить автоматическую обработку файлов, например, автозагрузку документов с определенной папки или подключение к сетевому сканеру.

Настройка условий выполнения

После создания типа задачи необходимо настроить условия автоматического выполнения. Для этого можно использовать фильтры, которые позволят определить, какой файл должен быть обработан.

Например, можно указать, что задача будет автоматически обработана только если документ содержит определенное ключевое слово, или имеет определенное расширение файла.

Также можно настроить права доступа для задачи и определить, каким пользователям будет доступна возможность выполнения данной задачи.

Настройка прав доступа к задачам потокового сканирования

Определение прав доступа

Перед началом настройки прав доступа к задачам потокового сканирования необходимо определить уровни доступа, которые будут присвоены пользователям.

Среди уровней доступа можно выделить:

• Администратор – имеет полный доступ ко всем задачам потокового сканирования;
• Менеджер – может создавать, редактировать и удалить задачи, но не имеет доступа к настройкам системы;
• Оператор – может только выполнять задачи, но не имеет доступа к настройкам системы.

Настройка прав доступа в 1С

Настройка прав доступа к задачам потокового сканирования в 1С осуществляется в режиме конфигурации. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

1. Зайти в режим конфигурации и выбрать «Управление доступом»;
2. На вкладке «Роли доступа» создать новую роль и задать ей необходимые права на выполнение задач;
3. На вкладке «Пользователи» назначить роль созданным пользователям.

Результат настройки прав доступа

После настройки прав доступа каждый пользователь будет иметь определенный уровень доступа к задачам потокового сканирования. Это увеличит безопасность информации и исключит возможность несанкционированного доступа к системе.

Настройка автоматического распределения задач

Определение ответственных лиц

Прежде чем настраивать автоматическое распределение задач, необходимо определить ответственных лиц за каждый этап документооборота. Для этого нужно провести анализ бизнес-процессов и описать цепочку перехода документов между сотрудниками.

Настройка прав доступа

После определения ответственных лиц, необходимо настроить права доступа к документам в системе. Это позволит установить, кто из сотрудников имеет право на редактирование, просмотр или выполнение задач по конкретному документу.

Следует также определить, кто имеет право завершать задачи. Это может быть ответственный сотрудник или контролер, который будет следить за тем, чтобы каждый этап был выполнен вовремя и корректно.

Настройка системы автоматического распределения

После определения ответственных лиц и настройки прав доступа, можно приступать к настройке автоматического распределения задач. Для этого нужно задать правила, по которым система будет распределять задачи между сотрудниками.

Распределение задач может осуществляться по разным критериям: по принадлежности к отделу, по команде, к которой относится сотрудник, по его навыкам или специализации и т.д. Критерии распределения нужно выбирать исходя из конкретных бизнес-процессов компании.

Автоматическая нотификация

Наконец, необходимо настроить автоматическую нотификацию сотрудников о назначении новой задачи или о ее изменении. Это позволит своевременно информировать ответственных лиц о новых задачах и поможет избежать простоев в работе.

Мониторинг потокового сканирования и анализ результатов

Система мониторинга

Для контроля за потоковым сканированием в 1С необходима система мониторинга, позволяющая отслеживать количество обработанных документов и их состояние. В рамках системы мониторинга можно реализовать автоматическую отправку уведомлений, если количество обработанных документов превышает заданный порог или возникают ошибки при сканировании.

Анализ результатов

Для оптимизации работы потокового сканирования необходимо регулярно анализировать результаты. Основными критериями анализа являются количество обработанных документов за определенный период времени и продолжительность времени сканирования каждого документа.

• Если количество обработанных документов растет медленно, необходимо рассмотреть возможность увеличения производительности сканера или количества сканеров, задействованных в потоковом сканировании.
• Если продолжительность времени сканирования каждого документа высока, необходимо выявить причину задержек (например, неисправность сканера), чтобы устранить ее и повысить эффективность сканирования.

Анализ результатов также позволяет выявлять наиболее часто встречающиеся ошибки при сканировании, чтобы устранять их и предотвращать повторение в будущем.

Вывод

Мониторинг потокового сканирования и анализ результатов являются важными компонентами эффективной работы документооборота в 1С. Их использование позволяет сократить время обработки документов, улучшить качество работы и повысить уровень удовлетворенности клиентов и партнеров.

Вопрос-ответ

Что такое потоковое сканирование?

Потоковое сканирование – это процесс автоматического сканирования и распознавания документов, который позволяет быстро и эффективно обрабатывать большое количество документов. Благодаря использованию этой технологии можно избавиться от ручной обработки документов, уменьшить время и затраты на обработку и повысить эффективность бизнес-процессов.

Что нужно для настройки потокового сканирования в 1С?

Для настройки потокового сканирования в 1С необходимо выполнить следующие шаги: установить и настроить сканер, настроить использование OCR-технологии для распознавания текста на сканированных документах, установить и настроить 1С: Документооборот, настроить шаблоны электронных документов и установить права доступа для пользователей, которым нужно иметь доступ к документам.

Каковы преимущества использования потокового сканирования?

Использование потокового сканирования позволяет существенно ускорить процесс обработки документов, снизить ошибки и повысить точность распознавания. Это позволяет экономить время и деньги, а также повышать эффективность работы бизнеса в целом.

Как настроить автоматическое создание электронных документов после сканирования?

Для настройки автоматического создания электронных документов после сканирования необходимо настроить шаблоны документов в системе 1С: Документооборот, указать необходимые поля данных для автоматического заполнения и установить права доступа для пользователей, которые могут создавать новые документы. Кроме того, нужно настроить программу сканирования на автоматическую загрузку документов в 1С.

Какие документы можно обрабатывать с помощью потокового сканирования?

С помощью потокового сканирования можно обрабатывать любые документы, включая счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, договоры и т.д. Также можно обрабатывать документы разных форматов, включая PDF, Word, Excel, JPG и многие другие.

Как использование потокового сканирования помогает ускорить бизнес-процессы?

Использование потокового сканирования позволяет быстро и эффективно обрабатывать большое количество документов, что помогает ускорить процессы бизнеса. В результате уменьшаются затраты на обработку документов, повышается точность распознавания и улучшается качество обслуживания клиентов.