Как настроить срок хранения писем в Outlook

Outlook — один из наиболее популярных почтовых клиентов в мире, который позволяет удобно организовывать рабочую и личную почту. Вместе с тем, накопление множества писем может снижать эффективность работы клиента, ведь нужное письмо не всегда может быть легко найдено. Для того, чтобы избежать накопления ненужных писем и ускорить поиск нужных, в Outlook предусмотрена функция автоудаления писем.

В данном гайде вы найдете подробную информацию о том, как настроить срок хранения писем в Outlook. Мы расскажем обо всех доступных опциях автоудаления писем, о том, какие письма следует сохранять, а какие удалять, а также о том, как настроить фильтры и правила для автоматической обработки входящей и исходящей почты.

В результате, вы сможете легко организовать рабочую и личную почту, избежать накопления ненужных писем и сократить время на поиск нужных сообщений в почтовом клиенте.

Как настроить срок хранения писем в Outlook

Шаг 1: Открыть «Настройки почты»

Для начала необходимо открыть «Настройки почты» в Outlook. Для этого выберите вкладку «Файл» в главном меню, далее «Параметры», а затем «Настройки почты».

Шаг 2: Выбрать папку

Далее нужно выбрать папку, срок хранения писем в которой необходимо настроить. Щелкните правой кнопкой мыши на нужной папке и выберите «Свойства».

Шаг 3: Настроить срок хранения

В открывшемся окне «Свойства папки» выберите вкладку «Автоархивация». Здесь можно настроить срок хранения писем, а также выбрать, какие письма нужно удалять после их истечения.

Шаг 4: Применить настройки

После того, как вы настроили срок хранения писем, необходимо нажать «ОК», чтобы сохранить все изменения.

Шаг 5: Проверить результат настройки

Чтобы убедиться, что настройки срока хранения писем в Outlook были изменены, проверьте содержимое выбранной вами папки. Старые письма, которые соответствуют условиям автоархивации, должны быть перенесены в специальную папку «Архив».

Откройте параметры Outlook

Шаг 1: Откройте Outlook

Для начала настройки срока хранения писем в Outlook сначала нужно открыть саму программу. Убедитесь, что вы находитесь на главном экране Outlook.

Шаг 2: Откройте «Файл»

Далее, нажмите в верхней левой части экрана на вкладку «Файл».

Шаг 3: Нажмите «Настройки учетной записи»

В открывшемся списке выберите «Настройки учетной записи» и нажмите на этот пункт.

Шаг 4: Выберите учетную запись

Выберите нужную учетную запись, которую вы хотите настроить.

Шаг 5: Откройте параметры учетной записи

Внизу экрана находится кнопка «Изменить». Нажмите на неё, чтобы открыть параметры выбранной учетной записи.

Шаг 6: Настройте срок хранения писем

На открывшейся странице навигации выберите «Дополнительно» и настройте срок хранения писем согласно вашим потребностям. В зависимости от выбранной настройки, Outlook автоматически удалит письма старше указанного периода времени.

Найдите вкладку «Расширенные настройки»

Шаг 1: Откройте меню файлов

Перед началом настройки срока хранения писем в Outlook, необходимо открыть меню файлов. Для этого наведите курсор мыши на верхнюю часть экрана программы Outlook.

Откроется меню, в котором нужно выбрать опцию “Файл”. После этого откроется выпадающее меню.

Шаг 2: Выберите «Настройки»

Во вкладке “Файл” найдите опцию “Настройки” и выберите ее. После этого на экране появится окно настроек Outlook.

Шаг 3: Откройте «Расширенные настройки»

В окне настроек найдите вкладку “Расширенные настройки” и выберите ее. После этого откроются расширенные настройки Outlook.

Здесь можно найти множество других настроек программы, включая настройку срока хранения писем.

• Обратите внимание, что для включения срока хранения писем в Outlook необходимо установить галочку напротив соответствующего пункта
• Здесь же можно задать прочие параметры, включая периодичность проверки электронной почты и другие параметры работы программы

После того, как выбрана настройка срока хранения писем, не забудьте сохранить изменения. Для этого нажмите кнопку “ОК” в нижней части окна “Расширенные настройки” и закройте окно настроек.

Выберите тип писем, для которых хотите настроить срок хранения

Перед тем, как настраивать срок хранения писем, вам следует определиться с тем, какие письма нуждаются в такой настройке. Обычно, настройка срока хранения касается устаревших писем, которые больше не нужны для работы.

Вы можете выбрать необходимые письма, используя фильтр. Например, если вы хотите настроить срок хранения для всех писем, которые старше года, вы можете задать следующее условие: «Срок хранения: больше 365 дней».

1. Фильтр по времени

Для создания фильтра по времени выберите вкладку «Папки» в навигационной панели и в контекстном меню выберите «Подписки на папки». Затем в окне «Подписки на папки» выберите нужные папки и задайте фильтр по времени.

2. Фильтр по содержимому

Вы можете настроить срок хранения писем на основе содержимого: например, настроить срок хранения для всех писем, связанных с определенным проектом или клиентом. Для этого должен быть установлен фильтр, который, например, содержит определенное ключевое слово в теме письма.

Чтобы создать такой фильтр, вы должны выбрать вкладку «Правила» в навигационной панели и нажать кнопку «Создать правило». Затем следуйте инструкциям на экране, задавая условия фильтрации по содержимому писем.

Выберите подходящий способ фильтрации и настройки срока хранения писем в Outlook помогут вам упорядочить и ускорить свою работу.

Установите нужное количество дней для хранения писем

Один из способов сократить объем почтового ящика и освободить место для новых сообщений — установить срок хранения для старых писем. Настройка срока хранения позволяет удалять автоматически сообщения, которые дольше заданного периода времени.

Шаг 1: Откройте настройки учетной записи в Outlook

Для начала откройте Outlook и выберите вкладку «Файл». Затем выберите «Настройки учетной записи» и перейдите на вкладку «Обслуживание».

Шаг 2: Установите срок хранения писем

Для установки срока хранения писем выберите пункт «Автоматическая обработка» и отметьте галочкой поле «Удалять старые элементы». После этого выберите нужное количество дней после которых нужно удалять старые письма в соответствующем поле.

Кроме того, можно указать, какие элементы удалять: письма, заметки, дела и т.д. Выберите нужные варианты, а затем нажмите на кнопку «ОК».

Вы можете изменять настройки удаления элементов в любой момент. Если в процессе работы вы обнаружили различные проблемы, связанные с удаленными элементами, вы всегда можете изменить настройки удаления или отключить их.

Настройте автоматическое удаление старых писем

Шаг 1: Откройте настройки срока хранения писем

Для того чтобы настроить автоматическое удаление старых писем в Outlook, необходимо открыть настройки срока хранения писем. Для этого откройте приложение Outlook и перейдите в раздел «Файл» в верхнем левом углу окна.

В открывшемся меню выберите «Параметры» и затем «Расширенные параметры».

Найдите раздел «Автоархивирование», затем нажмите на кнопку «Настройки автоархивирования».

Шаг 2: Установите срок хранения писем

После того как вы открыли настройки автоархивирования, выберите папку, для которой вы хотите настроить срок хранения писем, нажав на ее название.

Далее установите срок хранения писем, выбрав нужный период из выпадающего списка. Если вы хотите удалять письма после определенного количества дней, введите нужное значение в поле «Хранить сообщения не более … дней».

Шаг 3: Активируйте автоматическое удаление писем

Чтобы активировать автоматическое удаление старых писем, поставьте галочку возле фразы «Удалить просроченные элементы (автоудаление)».

Если вы хотите настроить удаление писем только для данной папки, оставьте галочку возле фразы «Применить эти настройки только к этой папке».

Шаг 4: Сохраните настройки

После того как вы закончили настройку автоматического удаления старых писем, нажмите на кнопку «ОК» в нижней части окна настроек. Все настройки будут сохранены автоматически.

Теперь выбранная папка будет регулярно очищаться от старых писем и вы больше не будете прогружать свой почтовый ящик лишними сообщениями.

Сохраните настройки и закройте окно параметров Outlook

Шаг 1:

Когда вы закончили настройку срока хранения писем в Outlook, нажмите кнопку «ОК», расположенную в нижней части окна «Параметры Outlook». Она сбросит все изменения параметров и сохранит ваш выбор.

Шаг 2:

После этого вы можете закрыть окно параметров, нажав на кнопку «Закрыть» в верхнем правом углу окна. Это закончит процесс настройки срока хранения писем в Outlook и вернет вас к основному окну приложения.

Примечание: Если вы не сохраните изменения, которые только что внесли, то настройки не будут применены, и все сообщения будут храниться бесконечно, до тех пор, пока вы не установите новые параметры.

Наконец, убедитесь, что вы подтвердили свой выбор, открыв меню «Параметры Outlook» еще раз и убедившись в правильности настроек срока хранения писем. Если все правильно настроено, то вы готовы использовать Outlook с новыми настройками хранения писем!

Вопрос-ответ

Как изменить настройки срока хранения писем в Outlook?

Для изменения срока хранения писем в Outlook необходимо открыть приложение и перейти во вкладку «Файл». Далее выберите «Параметры» и «Расширенные». Найти нужный пункт можно в разделе «Настройки Outlook». Здесь необходимо установить значение срока хранения в желаемой единице измерения времени.

Как настроить автоматическое удаление устаревших писем в Outlook?

Для настройки автоматического удаления устаревших писем в Outlook необходимо открыть приложение и перейти во вкладку «Файл». Далее выберите «Параметры» и «Расширенные». Найти нужный пункт можно в разделе «Настройки Outlook». Здесь можно установить срок хранения писем и автоматическое удаление писем старше указанного срока.

Как проверить, что срок хранения писем в Outlook изменен?

Для проверки, что срок хранения писем в Outlook изменен, необходимо вернуться в «Параметры» и «Расширенные». Найти нужный пункт можно в разделе «Настройки Outlook». Здесь можно убедиться, что значение срока хранения изменено и сохранено.

Как настроить удаление писем только из папки «Удаленные» в Outlook?

Для настройки удаления писем только из папки «Удаленные» в Outlook необходимо открыть приложение и перейти во вкладку «Файл». Далее выберите «Параметры» и «Расширенные». Найти нужный пункт можно в разделе «Настройки Outlook». Здесь нужно установить значение срока хранения писем равным нулю. Таким образом, письма будут автоматически удаляться только из папки «Удаленные».