Как настроить в Outlook, чтобы письма приходили в определенную папку

Microsoft Outlook – один из самых популярных почтовых клиентов, который используется многими пользователями по всему миру. Но что если вы получаете множество писем каждый день и не можете отследить, какие из них важны, а какие нет?

Решением этой проблемы является настройка фильтров входящих писем, чтобы все ваше корреспонденция автоматически была отсортирована в нужные папки. Этот гайд расскажет вам, как это сделать в Microsoft Outlook.

Следуя всем шагам, вы сможете настроить фильтры входящих писем и достигнете нулевого инбокса в своей почте. Приступим!

Как настроить Outlook для автоматической сортировки писем

Шаг 1: Создайте правило

Откройте Outlook и выберите нужную папку для сортировки писем. Затем нажмите правой кнопкой мыши на эту папку и выберите «Создать правило».

В открывшемся окне «Создать правило» укажите условия, которые необходимо соответствовать письму, чтобы оно было автоматически перемещено в данную папку. Нажмите кнопку «Далее».

Выберите действие, которое нужно выполнить с письмом, например, «Переместить в папку». Выберите нужную папку для перемещения и нажмите кнопку «Далее».

Наконец, дайте имя новому правилу и выберите опции, которые подходят вам (например, применять правило только к новым письмам или к существующим письмам также). Нажмите кнопку «Готово» и сохраните новый правило.

Шаг 2: Проверьте свои правила

После того, как вы создали новое правило, проверьте его работу. Отправьте тестовое письмо, чтобы убедиться, что оно будет перемещено в нужную папку.

Если правило не работает должным образом, проверьте условия и действия, которые вы выбрали. Также, убедитесь, что правило включено (вы можете включить и отключить правила в любой момент).

Шаг 3: Советы по управлению правилами

• Создавайте отдельные правила для разных отправителей или групп контактов. Это позволит более точно сортировать письма.
• Начинайте со своих основных архивных папок и работайте оттуда. Планируйте и стройте свою структуру папок заранее.
• Используйте ключевые слова в теле письма или заголовке, чтобы более точно сортировать письма.

Вывод

Настройка автоматической сортировки писем в Outlook — это не сложно. Создайте новые правила и тестируйте их, чтобы убедиться, что они работают должным образом. Используйте советы, чтобы лучше управлять своими папками в Outlook и унифицировать свой рабочий процесс.

Шаг 1: Создание правила

Первый шаг в настройке Outlook для автоматической сортировки писем — создание правила. Для этого нужно:

1. Открыть Outlook и выбрать нужную папку, в которую мы хотим, чтобы письма автоматически сортировались.
2. Нажать на вкладку «Файл» в верхнем меню и выбрать «Правила и оповещения».
3. В открывшемся окне «Правила и оповещения» выбрать «Новое правило».

Теперь мы видим окно «Мастер правил». Здесь можно выбрать несколько вариантов создания правил:

• «Применить правило на уже полученные сообщения», если нужно автоматически отсортировать уже имеющиеся письма в папке;
• «Создать правило из шаблона», если нужно выбрать готовое правило из списка;
• «Создать правило самому», если нужно создать индивидуальное правило.

Выберем вариант «Создать правило самому» и нажмем «Далее».

Шаг 2: Указание условий сортировки

Выбор правила сортировки

Чтобы сделать правила сортировки писем в почтовом ящике Outlook, нажмите на кнопку «Правила» в меню «Файл». Затем нажмите на кнопку «Добавить правило». В появившемся окне вы можете выбрать тип правила. Например, вы можете выбрать «Переместить письма от конкретного отправителя в папку», чтобы перемещать письма от определенных отправителей в определенную папку.

Указание условий сортировки

После выбора типа правила следует установить условия сортировки. Вы можете выбрать отправителя, тему письма, дату получения и многое другое. Например, если вы хотите переместить все письма от определенного отправителя в определенную папку, выберите условие «От». Введите адрес отправителя и выберите действие – переместить письмо в папку.

Также вы можете добавить несколько условий для более точной сортировки. Если, к примеру, вы хотите перемещать письма от отправителя со словом «Реклама» в названии темы, выберите условия «От» и «Тема» и укажите соответствующие параметры.

Выбор папки для перемещения писем

После выбора условий сортировки нужно выбрать папку, в которую будут перемещаться письма. Для этого нажмите на ссылку «выберите папку», выберите нужную папку в списке и нажмите «ОК». Если нужной папки нет в списке, можно создать ее, нажав на кнопку «Новая папка».

Шаг 3: Выбор папки для сортировки

После выбора условий сортировки перейдите к заданию папки, в которую будут отправляться соответствующие сообщения. Убедитесь, что выходите из меню «Правила и оповещения» и находитесь в основной папке Outlook.

Чтобы выбрать папку для сортировки, щелкните на значке «Папка» рядом с условием сортировки, которое вы создали в предыдущем шаге.

Выберите подходящую папку из списка, который появится. Если нужной папки нет, нажмите на кнопку «Создать папку» и задайте новое имя для папки.

Когда вы выбрали папку для сортировки, нажмите кнопку «ОК», чтобы закончить процесс настройки. Outlook автоматически сортирует все новые сообщения в выбранную папку в соответствии с вашими условиями.

Шаг 4: Уточнение правила сортировки

На данном этапе можно добавить дополнительные условия для правила сортировки писем. Например, можно указать, что письма от конкретного отправителя должны быть перенаправлены в определенную папку.

Примеры уточнения правила сортировки

• Перенаправление писем от адреса mail@example.com в папку «Рекламные предложения».
• Перенаправление писем со словом «важно» в теме в папку «Важные дела».
• Перенаправление писем с определенным ключевым словом в теле письма в папку «Проекты».

Также можно задать условие, при выполнении которого сортировка не будет происходить. Например, можно указать, что письма от конкретного отправителя не должны быть перенаправлены в другую папку.

Пример установки условия исключения

• Установка исключения для всех писем от email@example.com, чтобы они оставались во входящих письмах.

Таким образом, уточнение правила сортировки писем позволяет более точно настроить автоматическую сортировку, что помогает сократить время на организацию электронной почты.

Шаг 5: Проверка правильности работы правила

1. Отправьте тестовое письмо

Чтобы проверить, правильно ли настроены условия и действия правила, отправьте себе тестовое письмо, которое должно попасть в выбранную папку. Убедитесь, что письмо действительно попадает в нужную папку.

2. Измените правило при необходимости

Если письмо не попадает в выбранную папку, проверьте условия правила и убедитесь, что они правильно настроены. Измените их при необходимости и повторите отправку письма.

3. Проверьте другие правила фильтрации почты

Если у вас есть другие правила фильтрации почты, убедитесь, что они не мешают работе нового правила. Возможно, нужно изменить условия и действия правил, чтобы они корректно взаимодействовали между собой.

Проверка правильности работы правила может занять некоторое время, но это важный шаг, который поможет сделать работу с почтой более удобной и эффективной.

Шаг 6: Добавление новых условий сортировки

Если вам нужно добавить новый критерий для сортировки сообщений в Outlook, вы можете использовать функцию «Добавить условие».

• Нажмите правой кнопкой мыши на папке, для которой вы хотите добавить новое условие.
• Выберите «Правила»-> «Управление правилами и оповещениями».
• Выберите правило, которое вы хотите изменить, и нажмите «Изменить».
• Нажмите «Добавить условие».
• Выберите критерий, который вы хотите добавить, и нажмите «Далее».
• Введите критерии сортировки и нажмите «ОК».
• Нажмите «Далее» и выберите папку, в которую вы хотите переместить сообщения.
• Нажмите «ОК», чтобы применить изменения.

После того, как вы добавили новый критерий, все новые сообщения будут автоматически сортироваться в соответствующую папку в Outlook.

Шаг 7: Удаление и редактирование правил сортировки

Если вы хотите удалить или изменить правило сортировки, то вам нужно перейти в раздел «Правила», а затем выбрать нужное правило.

Для того, чтобы удалить правило, выберите его и нажмите на кнопку «Удалить правило».

Если вы хотите отредактировать правило, выберите его и нажмите на кнопку «Изменить правило». Затем внесите нужные изменения и нажмите на кнопку «ОК».

Обратите внимание, что изменения в правилах сортировки могут привести к непредвиденным результатам. Поэтому перед их внесением рекомендуется убедиться в том, что вы понимаете, как это может повлиять на работу почтового ящика.

Вопрос-ответ

Как настроить Outlook так, чтобы письма определенного отправителя автоматически перемещались в соответствующую папку?

1. Выберите нужное письмо, 2. в верхней панели выберите «Сообщение», 3. в выпадающем меню выберите «Создать правило», 4. выберите условие для срабатывания правила (например, адрес отправителя), 5. выберите действие, которое нужно выполнить (переместить письмо в определенную папку), 6. подтвердите создание правила.

Могу ли я создать правило для перемещения писем нескольких отправителей сразу?

Да, для этого нужно в условии указать несколько адресов электронной почты. Если нужно создать правило для перемещения писем всех отправителей из определенного домена, то можно указать домен как часть адреса, например, @example.com.

Как настроить правило для перемещения писем с определенным ключевым словом в теме?

1. Выберите нужное письмо, 2. в верхней панели выберите «Сообщение», 3. в выпадающем меню выберите «Создать правило», 4. выберите условие для срабатывания правила (например, тема содержит определенное слово), 5. выберите действие, которое нужно выполнить (переместить письмо в определенную папку), 6. подтвердите создание правила.

Как настроить Outlook так, чтобы письма с определенными вложениями перемещались в нужную папку?

1. Выберите нужное письмо, 2. в верхней панели выберите «Сообщение», 3. в выпадающем меню выберите «Создать правило», 4. выберите условие для срабатывания правила (например, наличие вложения с определенным именем), 5. выберите действие, которое нужно выполнить (переместить письмо в определенную папку), 6. подтвердите создание правила.

Могу ли я настроить Outlook так, чтобы письма из определенной папки не отображались во входящих?

Да, для этого нужно выбрать папку, щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Свойства». Затем в разделе «Общие» снимите флажок напротив «Показывать эту папку в списке входящих».

Как удалить правило автоматического сортирования писем?

1. В верхней панели выберите «Файл», 2. выберите «Управление правилами и оповещениями», 3. выберите нужное правило и нажмите на кнопку «Удалить».

Можно ли настроить Outlook так, чтобы при перемещении письма в определенную папку автоматически отправлялся ответ об получении?

Да, для этого нужно создать дополнительное правило. При создании правила выберите условие «При перемещении в папку» и действие «Отправить ответ об получении».