Как настроить замещение в Directum

Directum – это программный продукт, который может значительно упростить работу с большим количеством документов и клиентской базой. Среди его возможностей – настройка замещения. Замещение – это процесс, при котором один сотрудник (замещающий) временно получает доступ к документам и задачам, которые были назначены другому сотруднику (замещаемому).

Настройка замещения может быть полезна в различных ситуациях. Например, если замещаемый находится в отпуске, на больничном или не может по каким-то другим причинам выполнить свою работу. В таком случае, замещающий может принимать решения и работать с документами.

В этой статье мы рассмотрим, как правильно настроить замещение в Directum. Мы расскажем, как создать новые правила замещения, как выбрать замещающего, какие настройки изменять, чтобы замещение работало надежно и эффективно, а также, какие проверки необходимо провести, чтобы убедиться, что замещение настроено корректно.

Шаг 1: Настройка правил замещения

Перед настройкой замещения в Directum необходимо определить правила замещения. Правила определят, кто будет замещать сотрудника в его отсутствие.

Шаг 1.1 Создание пользователей-заместителей

Для начала создадим пользователей-заместителей. Пользователи, которые будут замещать других сотрудников в их отсутствие. Для этого перейдите в меню «Администрирование» -> «Пользователи». Нажмите кнопку «Создать» и заполните форму создания пользователя. Обязательным является поле «Код». Заполните все необходимые поля и нажмите «Сохранить».

Шаг 1.2 Создание шаблонов замещения

После создания пользователей-заместителей необходимо создать шаблоны замещения. Это правила, которые будут определять, кто и в каких случаях будет замещать сотрудника в его отсутствие. Для создания шаблонов замещения перейдите в меню «Администрирование» -> «Замещение». Нажмите кнопку «Создать» и заполните форму создания шаблона. Обязательными полями являются «Код», «Наименование», «Дата начала» и «Дата окончания». Заполните остальные поля и нажмите «Сохранить».

• В поле «Заместитель» выберите пользователя-заместителя, который будет замещать сотрудника по данному шаблону.
• В поле «Настройки замещения» определите условия, при которых пользователь-заместитель будет замещать сотрудника. Например, можно задать время, в которое пользователь-заместитель будет замещать сотрудника, или установить условия наличия задачи в качестве триггера для замещения.

После создания шаблонов замещения можно их назначать на сотрудников в разделе «Кадровое дело» -> «Замещение».

Шаг 2: Назначение заместителя

После того, как вы создали список сотрудников, которые могут заменять друг друга, необходимо назначить заместителя для каждого пользователя. Это можно сделать через меню «Администрирование» в разделе «Пользователи».

Выберите пользователя, которому нужно назначить заместителя, затем перейдите в раздел «Замещение». В этом разделе вы можете настроить режимы замещения, выбрать даты начала и окончания замещения, а также выбрать заместителя.

При назначении заменителя убедитесь, что этот пользователь имеет все необходимые права и доступы для выполнения задач замещаемого сотрудника. Также убедитесь, что замещение не нарушает права других пользователей и не приводит к конфликтам в работе системы.

После назначения заместителя сохраните настройки и проведите тестирование замещения, чтобы убедиться, что все работает правильно. Если возникают проблемы или вопросы, обратитесь к системному администратору или технической поддержке.

Шаг 3: Проверка правильности настроек

1. Тестирование замещения

Перед тем, как начать работать с замещением, необходимо провести тестирование настроек. Для этого нужно выбрать пользователя, который будет замещать другого, и проверить, что все настройки выполнены верно.

• Проверить, что замещающий пользователь имеет все необходимые права для выполнения действий замещаемого пользователя.
• Проверить, что все процессы и функции, доступные замещаемому пользователю, доступны и замещающему.

В случае обнаружения ошибок необходимо исправить настройки и повторить тестирование.

2. Мониторинг замещения

После настройки замещения и тестирования настроек необходимо осуществлять мониторинг замещения. Это поможет своевременно определить возможные ошибки и исправить их.

• Проверять, что замещение работает корректно и не возникают ошибки при выполнении задач.
• Мониторить журнал действий замещающего пользователя.
• Если возникают ошибки, необходимо их анализировать и совершенствовать настройки.

Вопрос-ответ

Что такое замещение в Directum?

Замещение в Directum — это возможность делегировать свои полномочия другому пользователю. Это делается для того, чтобы человек, временно отсутствующий на рабочем месте, мог передать свои задачи на другого сотрудника.

Как настроить замещение в Directum?

Для настройки замещения в Directum необходимо зайти в личный кабинет, выбрать пункт меню «Настройки» и перейти на вкладку «Замещение». Далее нужно указать срок замещения, выбрать пользователя-заместителя и установить необходимые права доступа.

Можно ли ограничить права заместителя в Directum?

Да, можно. При настройке замещения в Directum можно указать, какие задачи и операции может выполнять заместитель. Также можно ограничить доступ заместителя к конфиденциальным данным.

Как отменить замещение в Directum?

Для отмены замещения в Directum нужно зайти в личный кабинет и перейти на вкладку «Замещение». Далее необходимо выбрать пункт «Отменить замещение» и подтвердить свое действие. После этого полномочия вернутся к владельцу аккаунта.

Могу ли я проверить, как работает замещение в Directum?

Да, вы можете провести тестирование замещения в Directum. Для этого нужно создать тестовую задачу и назначить ее на заместителя. После этого вы можете проверить, каких задач должен был выполнить заместитель и какие изменения произошли в задаче.

Можно ли настроить замещение на группу пользователей в Directum?

Да, можно настроить замещение на группу пользователей в Directum. Для этого необходимо создать новую роль и указать в ней всех пользователей, на которых должно быть настроено замещение. Затем нужно настроить замещение для этой роли.

Как удалить заместителя в Directum?

Для удаления заместителя в Directum нужно зайти в личный кабинет и перейти на вкладку «Замещение». Далее нужно выбрать пользователя-заместителя и выбрать пункт меню «Удалить заместителя».