Настройка архивации в Outlook 2013

Microsoft Outlook предоставляет удобный способ хранения и управления электронной почтой, контактами и календарем. Однако, с течением времени почтовый ящик может стать переполненным, что замедляет работу программы и может привести к потере важной информации. Чтобы избежать этого, рекомендуется настроить архивацию электронной почты в Outlook.

Архивация в Outlook позволяет автоматически перемещать старые или редко используемые сообщения и элементы данных в отдельный файл, называемый «файлом данных Outlook». В этом файле данные сохраняются на вашем компьютере, но не загружаются в основной почтовый ящик Outlook, что уменьшает его размер и повышает производительность программы.

В этой статье мы подробно рассмотрим, как настроить архивацию в Outlook 2013. Мы расскажем про различные параметры настройки архивации, дадим советы по управлению файлами данных Outlook и поможем вам сохранить вашу электронную почту в порядке.

Что такое архивация и зачем она нужна в Outlook 2013

Архивация – это процесс перемещения старых или редко используемых писем, контактов и событий в специальный файл, который можно сохранить на компьютере, сервере или в облачном хранилище. В Outlook 2013 архивация позволяет сохранять место на сервере и ускорить работу с почтой.

Когда вы используете Outlook 2013, каждое письмо, контакт, событие и задача сохраняются в этом приложении. Однако, со временем количество этих элементов может стать очень большим, и это может привести к торможению работы Outlook 2013. Поэтому архивация является необходимой для того, чтобы убрать старые элементы и сделать работу с почтой более эффективной.

Преимущества архивации в Outlook 2013:

• Сохранение места на сервере
• Ускорение работы с почтой
• Безопасное хранение старых элементов

Все архивированные элементы можно легко вернуть обратно в Outlook 2013, если они будут нужны в будущем.

Как настроить автоматическую архивацию в Outlook 2013

Шаг 1: Открыть настройки автоархивации

Для начала откройте Outlook 2013 и выберите вкладку «файл». В открывшемся меню нажмите на «опции».

В окне «опции», выберите «Advanced» и далее «AutoArchive Settings».

Шаг 2: Настройка параметров автоархивации

Настройте параметры автоархивации, такие как частоту, директорию для сохранения архивированных электронных сообщений, максимальный размер папки и время хранения элементов.

Шаг 3: Запустить автоархивацию немедленно

Чтобы запустить автоархивацию немедленно, выберите папку, которую вы хотели бы архивировать, и нажмите на «Архивировать сейчас».

Вы также можете настроить Outlook для ежедневной автоматической архивации папок. Для этого установите флажок «Run AutoArchive every» и выберите желаемое время в меню.

Помните, что автоархивация является полезным инструментом для очистки почтового ящика и создания объема свободного места на жестком диске, но следите за тем, что вы архивируете, чтобы не потерять важные сообщения.

Как настроить ручную архивацию в Outlook 2013

Шаг 1: Открыть настройки архивации

• Откройте Microsoft Outlook и выберите закладку «Файл» в верхнем левом углу
• Нажмите «Настройки учетной записи» и выберите «Настройки учетной записи»
• Найдите пункт «Автоматическая архивация» и нажмите на кнопку «Автоматическая архивация»

Шаг 2: Выбрать папки для архивации

• Выберите папку, которую вы хотите архивировать
• Выберите «Автоматическая архивация этой папки в…», чтобы выбрать частоту и место сохранения архивных файлов
• Нажмите «OK», чтобы сохранить настройки архивации для этой папки

Шаг 3: Ручная архивация

• Выберите закладку «Файл» в верхнем левом углу
• Нажмите «Информация» в левой панели и выберите «Очистить учетную запись»
• Выберите «Архивировать эти папки и все подпапки» и выберите папку, которую вы хотите архивировать
• Выберите частоту и место сохранения архивных файлов
• Нажмите «ОК», чтобы начать ручную архивацию

Примечание: Ручная архивация в Outlook 2013 может занять некоторое время в зависимости от размера выбранной папки и скорости вашего компьютера. Рекомендуется проводить ручную архивацию по возможности после рабочего дня, чтобы не прерывать работу в Outlook.

Как настроить хранение архивных данных в Outlook 2013

Шаг 1: Открыть настройки архивации

Чтобы настроить хранение архивных данных в Outlook 2013, необходимо открыть настройки архивации. Для этого выберите вкладку «Файл» в верхнем левом углу экрана, а затем выберите «Настройки учетной записи». Нажмите на «Параметры автоархивации».

Шаг 2: Выбор папки для архивации

В окне «Параметры автоархивации» выберите папку, которую хотите архивировать. Вы можете выбрать папку для сохранения архивных данных, используя функцию «Просмотреть папки». Установите параметры автоархивации, которые соответствуют вашим потребностям.

Шаг 3: Выбор периода архивации

Чтобы выбрать период архивации, щелкните на поле «Элементы старше». Выберите период, который вы хотите использовать для архивации. Вы также можете выбрать определенный тип элементов для архивации, используя опции на этой странице.

Шаг 4: Указание места хранения архивных данных

Выберите местоположение, где вы хотите сохранить архивные данные. Вы можете хранить архивные файлы на вашем компьютере, на съемном диске или на сервере. Нажмите «Просмотреть папки», чтобы выбрать место хранения.

Шаг 5: Завершение настройки архивации

После того, как вы настроили все параметры для архивации, нажмите «ОК». Outlook 2013 автоматически будет создавать файл архива в соответствии с выбранными параметрами. Файлы архива будут отображаться в странице папки Outlook.

Как просмотреть или восстановить архивные данные в Outlook 2013

Просмотр архивных данных

Если вы хотите просмотреть содержимое архивных данных, вам следует выполнить следующие действия:

• Откройте приложение Outlook 2013
• Выберите вкладку «Папки»
• Нажмите на кнопку «Поиск папок» в разделе «Почтовые папки»
• Выберите «Архив» и нажмите на кнопку «OK»
• Теперь вы можете просмотреть содержимое архивных данных, отображаемых в левой панели.

Восстановление архивных данных

Если вы хотите восстановить архивные данные, выполните следующие действия:

• Откройте приложение Outlook 2013
• Выберите вкладку «Файл»
• Нажмите на кнопку «Управление файлами данных»
• Выберите «Открыть файл данных Outlook»
• Выберите файл с расширением .pst, который содержит архивные данные, и нажмите на кнопку «Открыть»
• Теперь архивные данные появятся в левой панели приложения Outlook 2013.

Как отключить архивацию в Outlook 2013 при необходимости

1. Открыть настройки Outlook

Для отключения архивации в Outlook 2013 необходимо открыть настройки программы. Сделать это можно в меню «Файл», выбрав пункт «Настройки».

2. Выбрать раздел «Расширенные настройки»

В открывшемся окне настроек нужно выбрать раздел «Расширенные настройки» и прокрутить вниз до раздела «Автоархивация».

3. Снять галочку «Использовать автоархивацию»

В разделе «Автоархивация» надо снять галочку напротив опции «Использовать автоархивацию».

4. Сохранить настройки Outlook

После отключения автоархивации необходимо сохранить измененные настройки, нажав на кнопку «ОК» в нижней части окна.

После выполнения данных шагов архивация сообщений в Outlook 2013 будет отключена. В любое время можно повторно включить опцию «Автоархивация», повторив описанную выше процедуру.

Рекомендации по управлению архивацией в Outlook 2013

Определите правила автоматической архивации

Перед началом использования функции автоматической архивации в Outlook 2013 необходимо определить правила, по которым будет происходить хранение электронных писем и других элементов. Например, можно настроить сохранение всех элементов, которые были созданы более года назад, или все элементы с определенного почтового ящика. Также можно указать, какие типы элементов необходимо архивировать.

Периодически проверяйте и удаляйте устаревшие элементы

Автоматическая архивация помогает более удобно хранить и управлять большим количеством элементов Outlook, но не решает проблему с устаревшими элементами. Периодически необходимо проверять и удалять устаревшие элементы, которые больше не нужны. Например, можно удалять все элементы, которые были отправлены и/или получены больше двух лет назад.

Хранимые файлы должны быть надежно защищены

После архивации элементов Outlook 2013 обеспечьте их надежную защиту. Вы можете использовать пароли, чтобы защитить архивы и предотвратить несанкционированный доступ к ним. Кроме того, необходимо регулярно проверять целостность архивов и выполнить резервное копирование, чтобы защитить их от потенциальной потери данных.

• Определите правила автоматической архивации;
• Периодически проверяйте и удаляйте устаревшие элементы;
• Хранимые файлы должны быть надежно защищены.

Вопрос-ответ